Termeni și condiții

Acest document reprezintă contractul legal dintre tine, ca utilizator al platformei MonoFlow, și MONO CONCEPT SRL, societatea care operează platforma. Citește-l cu atenție: prin crearea unui cont sau utilizarea serviciului accepți integral acești termeni.

1. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont MonoFlow, utilizarea platformei sau plata unui abonament, confirmi că ai citit, ai înțeles și accepți acești termeni, precum și Politica de confidențialitate. Dacă nu ești de acord cu vreo prevedere, te rugăm să nu folosești serviciul.

Trebuie să ai cel puțin 18 ani și capacitate deplină de exercițiu pentru a încheia contracte. Dacă te înregistrezi în numele unei firme, garantezi că ai autoritatea de a obliga juridic acea firmă față de prezentul contract.

2. Definiții

• „Noi”, „MonoFlow”: societatea MONO CONCEPT SRL, CUI 36056851, J2016000650048, Str. Ștefan cel Mare nr. 10, Bacău.
• „Tu”, „Utilizator”: persoana fizică sau juridică ce creează un cont și folosește serviciul.
• „Organizație”: contul comun al unei firme, în care pot exista mai mulți utilizatori cu roluri diferite (OWNER, ADMIN, EDITOR, VIEWER).
• „OWNER” (proprietar): persoana care creează organizația sau primește transferul de proprietate. Este semnatara contractului pentru întreaga organizație și răspunde pentru plata abonamentului.
• „Conținut”: toate documentele, datele, fișierele și informațiile pe care le încarci în MonoFlow.
• „Plan”: tipul de abonament ales (Trial, Starter, Pro, Business, Enterprise) cu limitele și funcționalitățile aferente. „Trial” este perioada gratuită de 30 zile la creare cont.
• „Ciclu de facturare”: luna sau anul calendaristic pentru care e plătit abonamentul curent.
• „Subprocesator”: orice furnizor terț folosit pentru a opera platforma (hosting, baze de date, plăți, email, AI etc.). Lista completă în Politica de confidențialitate §5.

3. Crearea și gestionarea contului

Pentru a folosi MonoFlow, creezi un cont furnizând o adresă de email validă și o parolă. Ești singurul responsabil pentru:

• Acuratețea datelor furnizate la înregistrare;
• Confidențialitatea parolei și a oricărui token de acces;
• Toate acțiunile efectuate din contul tău;
• Notificarea imediată în cazul accesului neautorizat.

OWNER vs. membri: persoana care creează organizația (sau primește transferul de proprietate) este semnatara contractului. Membrii adăugați ulterior (ADMIN, EDITOR, VIEWER) sunt utilizatori care acționează sub umbrela acestui contract și acceptă termenii la primul login. OWNER-ul răspunde pentru acțiunile membrilor săi în limita rolurilor pe care le acordă.

Avem dreptul să suspendăm sau să închidem conturi create cu date false, duplicate sau folosite pentru a eluda limitele unui plan plătit.

4. Abonamente și plată

MonoFlow oferă mai multe planuri, descrise pe pagina Prețuri. Planul Trial este gratuit timp de 30 zile, fără card de credit, cu acces la majoritatea funcțiilor Pro pentru evaluare. Limita lunară pentru AI Auto-Fill pe Trial este de 100 documente/lună (vezi §9). La expirarea trial-ului, accesul devine read-only timp de 45 zile (fereastră de export ZIP), după care doar citirea rămâne disponibilă până la activarea unui plan plătit. Planurile plătite sunt facturate lunar sau anual, în avans, prin Stripe.

Reînnoirea se face automat la sfârșitul fiecărui ciclu, până la anulare. Pentru planul anual oferim un discount de aproximativ 17% (echivalentul a 2 luni gratuit) față de plata lunară.

4.1. Limite și tarife pentru depășiri

Limitele fiecărui plan (proiecte active, utilizatori, GB de stocare, SMS-uri pe lună, lățime de bandă pentru export ZIP) sunt cele afișate pe pagina de prețuri la momentul achiziției. Comportamentul la depășire diferă pe categorie:

• Stocare: când organizația ta atinge limita de GB, uploadul de fișiere noi este blocat până la ștergerea unor documente sau upgrade-ul planului. Documentele existente rămân accesibile. Pe planul Enterprise, depășirea se facturează suplimentar la €0,05/GB/lună.
• SMS-uri (Pro & Business): SMS-urile incluse în plan (50/lună Pro, 200/lună Business) sunt gratuite. SMS-urile peste cap se facturează la €0,15/SMS. Pe Enterprise, SMS-urile sunt pay-per-use la €0,10/SMS fără cap inclus. SMS-urile se folosesc pentru notificări de expirare a documentelor către utilizatorii care au activat această opțiune.
• Proiecte și utilizatori: dacă ai depășit numărul de proiecte sau utilizatori activi (ex: după un downgrade), nu mai poți crea proiecte sau invita membri noi până cobori sub limită sau faci upgrade. Proiectele și membrii existenți nu se șterg automat.

4.2. Retenția jurnalului de audit

Jurnalul de activitate (cine a încărcat / modificat / șters ce și când) e păstrat în funcție de plan:

• Trial & Starter: 30 de zile;
• Pro: 365 de zile;
• Business: 730 de zile (~2 ani);
• Enterprise: nelimitat.

La downgrade de plan, vizibilitatea jurnalului se ajustează imediat la noua fereastră; intrările mai vechi sunt șterse de cron-ul zilnic.

4.3. Suport tehnic

• Trial, Starter, Pro: suport prin email la contact@monoflow.ro, răspuns în zilele lucrătoare în maxim 2 zile lucrătoare.
• Business: suport prioritar prin email, răspuns în maxim 8 ore în intervalul L–V, 09:00–18:00.
• Enterprise: SLA suport contractual + customer success manager dedicat, răspuns garantat <2h pe orele de business.

5. Facturare și TVA

Prețurile afișate în EUR sunt informative. Facturarea se face fix în RON: clienții din România plătesc o sumă fixă în lei (ex. Pro = 249 RON/lună), fără conversie valutară sau comision de curs. La aceasta se adaugă TVA conform legislației în vigoare (21% la momentul redactării), calculat automat la checkout.

Facturarea legală fiscală este emisă în RON, în cuantum egal cu suma efectiv încasată (fără conversie valutară). Facturile se emit automat la fiecare ciclu de plată reușit și sunt disponibile în portalul de facturare accesibil din contul tău (Setări → Abonament → Portal facturare). Conform Legii contabilității 82/1991, păstrăm aceste documente cel puțin 10 ani.

6. Modificări de preț

Putem ajusta prețurile planurilor pentru clienții noi în orice moment. Pentru clienții existenți, orice creștere de preț este comunicată cu cel puțin 60 de zile înainte de intrarea în vigoare. În caz de dezacord, ai dreptul să anulezi abonamentul fără penalități înainte ca noul preț să devină aplicabil.

7. Utilizarea permisă

Te angajezi să folosești MonoFlow doar în scopuri legale și să nu:

• Încerci să accesezi conturi sau date care nu îți aparțin;
• Folosești platforma pentru a stoca, distribui sau prelucra conținut ilegal, defăimător, ofensiv sau care încalcă drepturile altor persoane;
• Faci reverse engineering, decompilare sau extragere automată de date la scară (scraping) fără acordul nostru explicit;
• Suprasoliciți serverele cu volum anormal de cereri (rate limiting este aplicat);
• Eludezi limitele tehnice ale planului tău;
• Revinzi serviciul către terți fără un acord de partener semnat în prealabil;
• Folosești MonoFlow pentru a transmite malware, spam sau phishing.

8. Conținutul tău

Tot conținutul pe care îl încarci în MonoFlow rămâne proprietatea ta. Pentru a opera serviciul (afișarea documentelor, generarea Cărții Tehnice, indexarea pentru căutare, backup), ne acorzi o licență neexclusivă, limitată la durata abonamentului tău, strict pentru aceste scopuri.

Nu folosim conținutul tău pentru antrenarea de modele AI, nu îl partajăm cu terți și nu îl vindem. Procesarea datelor personale este detaliată în Politica de confidențialitate.

Confidențialitate (NDA implicit): conținutul organizației tale — documente, date de proiect, listă utilizatori, jurnale de audit — este tratat ca informație confidențială. Personalul nostru poate accesa aceste date doar pentru a oferi suport tehnic la cererea ta explicită sau pentru a investiga o problemă operațională (ex: o eroare la upload). Nu inspectăm conținut și nu generăm rapoarte agregate care să identifice un client anume.

Ești integral responsabil pentru:

• Legalitatea și acuratețea documentelor încărcate;
• Respectarea drepturilor de autor și a datelor cu caracter personal ale terților (lucrători, beneficiari, parteneri) pe care îi reprezentați în documente;
• Conformitatea documentelor cu cerințele autorităților competente (ITM, ISC, ANRE, ISU etc.).

MonoFlow este un instrument de organizare. Nu validăm legal conținutul, semnăturile sau termenele documentelor.

9. AI Auto-Fill

MonoFlow oferă o funcționalitate opțională de AI care extrage automat câmpuri din documentele tale (data emiterii, data expirării, emitent, număr înregistrare, tip aviz, categorie). Funcționalitatea se activează prin apăsarea explicită a butonului „Completează cu AI” pe un document pe care l-ai încărcat — niciun document nu e trimis către AI fără acțiunea ta directă.

Furnizori AI și politica de date: implicit folosim Google Generative AI (modele Gemini) cu politica de zero data retention — conținutul documentelor nu este stocat de Google și nu e folosit pentru antrenarea modelelor. Administratorul organizației poate comuta provider-ul la Anthropic (Claude), care oferă aceleași garanții.

Limite: AI Auto-Fill e disponibil pe Trial (cu un cap lunar de 100 documente), Pro, Business și Enterprise. Planul Starter nu include AI Auto-Fill — câmpurile se completează manual. Detalii despre subprocesatorii AI în Politica de confidențialitate §5.

Disclaimer: rezultatele AI sunt sugestii. Pot conține erori, citiri greșite ale unor date sau interpretări incorecte. Tu rămâi responsabil pentru verificarea și acceptarea valorilor înainte de salvare. MonoFlow nu garantează acuratețea extragerii AI și nu răspunde pentru consecințe ale utilizării unor date AI ne-verificate (ex: un termen de aviz citit greșit care duce la o documentație expirată).

10. Subprocesatori și DPA

Pentru a opera platforma folosim un număr restrâns de subprocesatori (hosting, baze de date, plăți, email, SMS, AI, CDN). Lista completă, cu regiunile de operare și mecanismele legale de transfer (Standard Contractual Clauses), e disponibilă în Politica de confidențialitate §5.

Modificări: când adăugăm sau înlocuim un subprocesator, actualizăm pagina de Confidențialitate și anunțăm modificarea prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Dacă obiectezi motivat la noul subprocesator, ai dreptul să anulezi abonamentul fără penalități înainte de acea dată.

Acord de prelucrare a datelor (DPA, Art. 28 GDPR): pentru clienții care au nevoie de un DPA formal semnat (de regulă cele cu DPO sau cele care prelucrează date personale ale terților prin platformă), oferim un DPA standard la cerere. Trimite cererea la contact@monoflow.rode pe adresa OWNER-ului organizației, cu subiectul „Cerere DPA – <denumire firmă>”.

11. Disponibilitate, backup și mentenanță

MonoFlow este furnizat „așa cum este”, cu un nivel rezonabil de disponibilitate (target SLA de 99,5%/lună pentru planurile plătite). Nu garantăm operare neîntreruptă, fără erori sau imediată recuperare în caz de incident.

Backup și recuperare:

• Facem backup-uri automate zilnice ale bazei de date și ale stocării de fișiere, cu retenție de 35 de zile.
• În caz de pierdere accidentală a unor date (ștergeri din UI, erori de utilizator), restaurarea se face best-effort pe planurile Trial / Starter / Pro și prioritar pe Business / Enterprise, prin cerere la suport. Nu garantăm restaurare punctuală oricărui document — restaurăm cel mai apropiat snapshot zilnic disponibil.
• În caz de incident major (pierdere de centru de date), avem un RPO (Recovery Point Objective) țintă de 24h și un RTO (Recovery Time Objective) țintă de 8h.

Mentenanță programată: ferestrele de mentenanță programată (upgrade-uri majore, mutări de infrastructură) se desfășoară de regulă în weekend, între 02:00 și 06:00 ora României. Pentru ferestre mai lungi de 30 de minute anunțăm cu cel puțin 48 de ore în avans prin email. Timpul de indisponibilitate planificat nu intră în calculul SLA.

12. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de legea aplicabilă, răspunderea noastră totală pentru orice pretenție legată de serviciu este limitată la suma plătită de tine în ultimele 12 luni înainte de evenimentul cauzator. Nu răspundem pentru:

• Pierderi indirecte, pierderi de profit, pierderi de oportunități comerciale;
• Documente șterse de tine sau de membri ai organizației tale prin acțiuni voluntare;
• Date AI ne-verificate de tine (vezi §9);
• Pierderi cauzate de subprocesatori (Stripe, Cloudflare, Vercel, Neon etc.) în limitele angajamentelor lor de SLA;
• Întreruperi din cauza forței majore (vezi §18);
• Acțiuni pe care autoritățile competente le iau în baza documentelor pe care le-ai gestionat prin MonoFlow.

13. Suspendare

Putem suspenda accesul la serviciu, integral sau parțial, dacă:

• Există plată restantă mai veche de 14 zile pentru un plan plătit;
• Constatăm încălcări ale acestor termeni (utilizare interzisă, conținut ilegal, abuz);
• Detectăm activitate care periclitează securitatea platformei sau a altor utilizatori;
• O autoritate competentă ne solicită expres acest lucru.

În caz de suspendare pentru neplată, datele rămân stocate (read-only) pentru o perioadă de 45 de zile cu posibilitatea descărcării integrale prin ZIP, după care se aplică procedura de la secțiunea 14.

14. Anularea și rezilierea contractului

14.1. Anulare de către tine

Poți anula abonamentul oricând din Setări → Abonament, fără explicații și fără penalități. Anularea intră în vigoare la sfârșitul ciclului de facturare curent — ai acces complet până atunci.

14.2. Reziliere de către noi

Putem rezilia contractul în următoarele situații, cu notificare prealabilă în scris (email):

• Încălcări grave sau repetate ale acestor termeni;
• Neplata abonamentului peste 30 de zile de la scadență;
• Decizia noastră de a întrerupe operarea unui plan sau a serviciului în întregime, cu cel puțin 90 de zile de preaviz.

14.3. Ce se întâmplă cu datele tale după încheierea contractului

• Ai 45 de zile de la anulare în care poți descărca integral conținutul ca ZIP (organizat pe categorii sau pe proiect, disponibil direct din interfață). În acest interval contul devine read-only — nu mai poți edita.
• După cele 45 de zile, datele rămân stocate read-only în continuare. Descărcarea ZIP se reactivează doar cu un plan plătit. Poți cere oricând ștergerea integrală (Art. 17 GDPR — „dreptul de a fi uitat”) trimițând un email la contact@monoflow.ro de pe adresa proprietarului.
• La cererea de ștergere, datele se șterg din sistemele active în maxim 30 de zile, iar backup-urile zilnice sunt rotite și complet purjate în maxim 35 de zile suplimentare.
• Documentele fiscale (facturi) și jurnalele de audit minime sunt păstrate conform obligațiilor legale (10 ani pentru facturi).

15. Proprietatea intelectuală a MonoFlow

Toate elementele tehnice și de design ale platformei MonoFlow — codul sursă, arhitectura, baza de date proprie a categoriilor de documente, interfața grafică, marca MonoFlow, logo-ul, ilustrațiile, documentația tehnică și materialele de marketing — rămân proprietatea exclusivă a MONO CONCEPT SRL. Aceste elemente sunt protejate de legea drepturilor de autor, marca comercială și legislația privind proprietatea intelectuală.

Prin abonament primești un drept de utilizare neexclusiv, ne-transferabil, limitat la durata abonamentului și strict pentru scopul de a folosi platforma așa cum e descrisă pe site. Nu primești niciun drept de:

• Copiere, modificare, traducere sau redistribuire a codului sursă sau a interfeței;
• Folosire a mărcii, logo-ului sau a numelui „MonoFlow” fără acordul scris prealabil;
• Revânzare a serviciului către terți (cu excepția unui acord de partener semnat);
• Decompilare sau reverse engineering (vezi §7).

Conținutul tău (documente, date) rămâne proprietatea ta — vezi §8.

16. Notificări oficiale

Notificările oficiale dinspre noi către tine (modificări de preț, modificări ale acestor termeni, suspendare, reziliere, modificări de subprocesatori) se transmit prin email la adresa de notificare a organizației tale, configurabilă în Setări → Organizație → Email de notificare. Implicit, aceasta e adresa OWNER-ului. Ești responsabil să menții adresa actuală și să verifici inbox-ul (inclusiv folderul spam).

Notificările oficiale dinspre tine către noi (cereri DPA, cereri ștergere date conform GDPR, obiecții la modificări de preț sau subprocesatori) se transmit la contact@monoflow.ro de pe adresa OWNER-ului contului. Cererile transmise de pe alte adrese pot fi respinse din motive de autentificare.

17. Modificări ale acestor termeni

Putem actualiza acești termeni pentru a reflecta schimbări legislative, funcționalități noi sau ajustări ale modelului de business. Pentru modificări substanțiale (ex: schimbări care îți afectează drepturile sau obligațiile materiale), îți trimitem o notificare cu cel puțin 30 de zileînainte de intrarea în vigoare. Continuarea folosirii serviciului după această dată reprezintă acceptarea termenilor actualizați. Dacă nu ești de acord, ai dreptul să anulezi abonamentul fără penalități.

18. Dispoziții generale

18.1. Forță majoră

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, așa cum sunt definite de legea română — incluzând, fără a se limita la, dezastre naturale, război, terorism, greve generale, blocaje guvernamentale, întreruperi prelungite ale infrastructurii Internet sau ale subprocesatorilor critici. În cazul unui asemenea eveniment care durează peste 30 de zile, oricare parte poate rezilia contractul fără penalități.

18.2. Cesiune

Noi putem cesiona acest contract în cadrul unei fuziuni, achiziții sau vânzări de active, cu condiția ca cesionarul să își asume integral obligațiile noastre. Te informăm cu cel puțin 30 de zile înainte. Tu poți cesiona contractul către o altă persoană juridică doar cu acordul nostru scris prealabil.

18.3. Severabilitate

Dacă o prevedere din acești termeni este declarată nulă, ilegală sau inaplicabilă de o instanță competentă, restul prevederilor rămân valide și aplicabile în întregime. Prevederea afectată se înlocuiește cu cea mai apropiată prevedere validă care reflectă intenția originală a părților.

18.4. Întregul acord

Acești Termeni și condiții, împreună cu Politica de confidențialitate și, după caz, DPA-ul semnat separat, reprezintă acordul complet dintre părți cu privire la serviciul MonoFlow și înlocuiesc orice acord, declarație sau înțelegere anterioară (orală sau scrisă). Modificările aduse acestui acord trebuie făcute în scris și acceptate de ambele părți (vezi §17).

19. Legea aplicabilă și soluționarea litigiilor

Acest contract este guvernat de legea română. Orice litigiu care decurge din sau în legătură cu prezentul contract va fi soluționat amiabil, prin negociere directă, în termen de 30 de zile.

În cazul în care nu se ajunge la o soluționare amiabilă, litigiul va fi supus instanțelor de judecată competente din București. Pentru consumatori (persoane fizice), rămân aplicabile dispozițiile imperative ale legislației privind protecția consumatorului din statul de reședință și dreptul de a se adresa instanțelor competente conform OUG 34/2014.

În cazul achizițiilor online de la consumatori, dreptul de retragere prevăzut de OUG 34/2014 se aplică doar pentru perioada de 14 zile de la activarea abonamentului și doar dacă nu ai început efectiv să folosești platforma. Prin începerea utilizării (urcarea de documente, invitarea de membri în organizație) renunți expres la acest drept de retragere, conform Art. 16 lit. m) din OUG 34/2014.

20. Contact

Pentru întrebări despre acești termeni:

• Email: contact@monoflow.ro
• Telefon: +40 31 630 21 17 (L–V, 09:00–18:00)
• Adresa: MONO CONCEPT SRL, Str. Ștefan cel Mare nr. 10, Bacău